РОЗДІЛ 2
Документальні фонди музеїв Київщини: склад, зміст та організація
2.1. Організація документальних фондів музеїв
Документальні фонди музеїв - це важлива група історико-краєзнавчих джерел, які містять інформацію про історичне минуле краю, відображають реальні явища громадського життя. Вони формуються з оригінальних музейних предметів, об'єднаних в основний фонд під назвою "письмові джерела (шифр ПД)", фото (шифр Ф) та негативи (ФН), які є складовою Національного архівного фонду України. Крім цього, до складу документального фонду належать частина науково-допоміжного фонду (шифр НДФ) і науковий архів (шифр НА) та облікова документація. Одночасно в музеях зберігаються архівні документи поточного діловодства, що нагромадилися під час господарської діяльності музеїв, які не входять до НАФ. Документальні фонди музеїв Київщини на початок 2005 р. налічували 90481 од. м. п. (Додаток Б).
До основного фонду групи ПД належать книги рукописні, стародруки з маргіналіями, друковані документи різних закладів та осіб, які характеризують їхнє життя і діяльність, рідкісні книги, технічна документація, креслення, періодичні і неперіодичні видання, листівки, газети, бланки. Крім того, до групи ПД входять музейні предмети образотворчого та етнографічного спрямування (зібрання поштових марок, плакати, альбоми, анкети, афіші, програми, візитки тощо). Під час відбору документів до основного фонду музею (особисті та історико-краєзнавчого характеру) діють такі ж критерії, як і документів до НАФ: походження; зміст; зовнішні ознаки, ступінь збереженості.
До основного фонду групи фотодокументів (шифр Ф), негативів (шифр ФН) належать дагеротипи (відбитки на срібних і мідних пластинах), негативи з натури, позитиви, фотоальбоми, а також кінодокументи та нетиражовані фонодокументи (пам'ятки звукозапису).
Критеріями відбору науково-допоміжного фонду (шифр НДФ) є стан збереження документа, техніка виконання (репринтні видання), довідкове значення документа. Тому НДФ формується з кольорових фотографій, які за терміном зберігання не можуть зберігатися постійно; фотокопій і чорно-білих фотографій масового виготовлення; копій архівних документів, діаграм, схем, планів для побудови експозиції тощо, які не мають значення як пам'ятки; дублетних екземплярів друкованих видань масового виробництва (плакатів, афіш, листівок тощо) при наявності таких 2-3 екземплярів в ОФ.
Науковий архів музею є науково-допоміжним підрозділом, який забезпечує прийом, облік і збереження архівних документів, які сформувалися в результаті наукової діяльності музею [448, с. 36]. Відсутність на сьогодні нормативних розробок зумовила наявність різних підходів до поняття "науковий архів музею". Як показав аналіз складу музейних наукових архівів Яготинського, Фастівського, Бориспільського, Білоцерківського, Богуславського, Переяславського та Кагарлицького музеїв, у них переважно зосереджені документація музеїв: протоколи засідань наукової ради музею, річні, квартальні та місячні наукові плани і звіти, наукові праці музейних працівників, тематико-структурні та тематико-експозиційні плани, статті, історичні довідки, листування музею, книги відгуків, журнали та газети тощо.
Архів господарської діяльності музеїв формується із документів поточного діловодства: законодавчих та нормативних документів, листів, статистичних та фінансових звітів, книг наказів, кадрової документації, бухгалтерських документів, які зберігаються в музеях.
Зміст поняття "документальний фонд" в архівах (як сукупність документів, що утворилися у процесі діяльності юридичної чи фізичної особи ) та в музеях - різний, що зумовлює помітні розбіжності в наукових засадах організації фондів. Така відмінність визначення дає підставу говорити про складність уніфікації терміна "документальні фонди" музеїв відносно архівних.
Комплектування архівів і музеїв відбувається різними шляхами. НАФ архівів формується на основі списку джерел комплектування, складеного відповідно до профілю архіву установ, що функціонують у зоні його комплектування і зобов'язані передавати документи згідно із Законом України "Про інформацію" [1]. На противагу комплектуванню державного архіву документами НАФ, яке є систематичним, цілеспрямованим і планомірним поповненням його складу відповідно до його профілю, джерела надходжень до документальних фондів музеїв не визначені. У зв'язку з цим комплектування є нестабільним, несистематичним, що певною мірою залежить від суб'єктивних та об'єктивних результатів пошуку документів, які мають музейну цінність. До 1990-х рр. музеї мали можливість комплектувати документами свої фонди тому, що ставлення керівників підприємств до музеїв визначалося державною політикою збереження історико-культурної спадщини.
Безкоштовна передача населенням документів до музеїв припинилась на початку 1990-х рр. Установи і підприємства не передають музеям документи тому, що стали створювати свої відомчі музеї. Документальні фонди музеїв від початку 1990-х рр. комплектувалися архівними документами шляхом випадкових знахідок, дарування документів окремими особами про участь у війнах (як у Другій світовій, так і в Афганістані), рекламною та інформаційною продукцією про вибори до органів державної влади різних рівнів та інших подій в регіонах.
Для комплектування архівними документами музеї Київщини складають щорічні плани відповідно до визначеної наукової теми і розділів експозицій, перелік можливих джерел надходжень архівних документів. У разі відсутності оригінальних архівних документів у фонди музеїв надходять копії або ксерокопії документів з архівів та інших джерел. Державної підтримки в комплектуванні архівними документами музеї не отримують (у музеях Київщини недостатньо фінансуються наукові експедиції та закупівля предметів музейного значення). Тому система комплектування музеїв архівними документами є недосконалою, порівняно з архівами, через різні завдання та мету їхньої діяльності. Архіви зберігають усі до